3 Bước chuẩn bị cho phỏng vấn qua điện thoại

View Post

Trong bài này mình muốn chia sẽ cách mà mình đã làm để chuẩn bị rất tốt cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại với bên tuyển dụng. Ngoài tuyển dụng gọi thì nhiều trường hợp cũng có hiring manager sẽ gọi điện phỏng vấn bạn qua điện thoai. Hiring manager là nguời sếp mà tuyển cho vị trí này. Nói cách khác, nếu bạn đuợc mời đi làm thì hiring manager sẽ chính là sếp trực tiếp/ sếp của sếp trực tiếp của bạn. Cách trả lời phỏng vấn với hiring manager là một trình độ khác cao hơn và mình sẽ chia sẻ ở 1 post khác.

Nhớ lần đầu tiên có điện thoại của bên tuyển dụng gọi đến ngay sáng hôm sau khi nộp CV ứng tuyển 1 vị trí, lúc đấy mình rất lơ ngơ, thậm chí còn không nhớ rõ trong CV đã viết những gì. Kết quả là trả lời lắp bắp, không đúng trọng tâm. Lúc ấy chị tuyển dụng ở bên kia đầu dây có vẻ khá thất vọng, còn nói luôn “Rất tiếc chị nghĩ em không phù hợp với vị trí này.” Cảm giác lúc đó rất là tuyệt vọng vì mình biết không dễ gì nộp CV và đuợc gọi lại.

Mình không làm việc trong Recruitment và làm bên Accounting & Finance. Nói như vậy là các bạn cũng biết tỉ lệ cạnh tranh của ngành mình khá cao. Nếu các bạn là sinh viên tìm việc làm khi ra trường (chứ không phải là đã có kinh nghiệm đi làm 1 vài năm dắt túi) thì các bạn sẽ phải cạnh tranh không chỉ với những nguời trong ngành mà cả với những bạn học các ngành khác nhưng muốn đổi ngành. Nói tóm lại một khi hồ sơ CV đuợc coi là “có tiềm năng” và đuợc bên tuyển dụng gọi lại để nói chuyện, cơ hội như vậy nên coi là rất quý giá.

Để trả lời pv qua điện thoại với Tuyển dụng đuợc thành công, chúng mình cần làm tốt những buớc sau đây.

1. Trước khi được gọi: Lập một danh sách các công việc mà các bạn đã ứng tuyển

Sự thật thì phần lớn các bạn sinh viên khi tìm việc (placement hay gradjob) đều phải nộp đến cả trăm CV cho ngần đó vị trí. (VD khi mình xem lại email ngày xưa, có khoảng 350 cái emails reject CV của mình). Các bạn nên lập 1 danh sách những công việc đó. Khi Tuyển dụng gọi đến là có thể tìm đuợc luôn là vị trí gì. VD: bạn có thể lập một mục riêng trong tài khoản email để khi thư báo nhận CV gửi đến thì mình cho vào đó. Trong các trang web cũng thuờng lưu lại danh sách nhưng việc mà các bạn đã gửi CV vào (linkedin, totaljobs etc đều có chức năng này).

Cái thứ 2 là phải luôn có 1 file CV của bạn online để các bạn có thể luôn mở ra đọc ở mọi lúc mọi nơi.

2. Khi được gọi

có 2 cách mà mình đã từng làm:

Cách 1: Không nghe máy và đợi tuyển dụng để lại tin nhắn ghi âm

Thông thuờng thì bên tuyển dụng sẽ để lại 1 tin nhắn có nội dung là: “Tên tôi là ABC, gọi từ công ty XYZ. Em đã nộp đơn ứng tuyển cho vị trí DEF và chúng tôi muốn gọi điện nói chuyện với em để trao đổi. Em gọi lại vào số 1234 nhé.” Nhiều truờng hợp cẩn thận hơn Tuyển dụng cũng có thể gửi thêm 1 email để báo mình gọi lại cho họ.

Lúc này các bạn có thể vào xem kĩ lại Job Description, mở CV của bản thân ra để đọc lại 1 lần. Khi đấy tinh thần sẽ đuợc chuẩn bị kĩ hơn và có thể tự tin gọi lại cho họ.

Cách 2: Khi bạn có kinh nghiệm hơn, thấy số lạ thì cứ tự tin nghe máy

Như đã nói ở trên, bao giờ câu mở đầu cũng là: “Tên tôi là ABC, gọi từ công ty XYZ. Em đã nộp đơn ứng tuyển cho vị trí DEF và chúng tôi muốn gọi điện nói chuyện với em để trao đổi.”
Bạn có thể hỏi lại 1 lần nữa: công ty gì chị nhỉ, vị trí gì chị nhỉ? có thể nói là “Em nghe không rõ, xin chị nhắc lại.”
Sau đó bạn hãy nói rằng lúc này không thích hợp để nói chuyện vì 1 số lí do nào đó (đang đi ngoài đuờng, đang khá ồn, đang trong giờ làm việc, vân vân và mây mây). Bạn lịch sự đề nghị sẽ gọi lại trong khoảng 30′- 1 tiếng để trao đổi về công việc. Việc này hoàn toàn bình thuờng và các bạn không đuợc có tâm lí sợ nhà tuyển dụng nhé.

Cũng như trên, hãy dành 30′-1 tiếng để đọc kĩ lại Job description, CV của bản thân. Nhìn kĩ xem công việc này đòi hỏi những gì và những yêu cầu đó khớp với CV của bạn ở những điểm nào. Khi gọi lại cho Tuyển dụng, tâm lí chủ động (vì mình là nguời gọi điện thay vì là nguời nghe máy) đã giúp các bạn bình tĩnh hơn rất nhiều rồi.

3. Những câu hỏi phổ biến

Thông thường, phỏng vấn qua điện thoại với bên Tuyển dụng sẽ ngắn hơn phỏng vấn qua điện thoai với Hiring manager rất nhiều. Tuyển dụng gọi đến với 2 mục đích chính. Thứ 1 là họ muốn kiểm tra sơ sơ xem bạn là nguời như thế nào, có giống như cảm nhận của họ qua CV không, bạn có thể hiện ra là một nguời tự tin, chủ động và chuyên nghiệp hay không. Thứ 2 là họ sẽ đề nghị bạn đến gặp trực tiếp để nói chuyện.

Chính vì tuyển dụng không phải Hiring manager nên họ sẽ không hiểu bản chất công việc và những yêu cầu (chuyên môn, nghiệp vụ, kĩ năng cứng, kĩ năng mềm) rõ ràng như Hiring manager.

VD: 1 bạn tuyển dụng gọi cho mình và hỏi kĩ về những nghiệp vụ tài chính khó và cao cấp, mình biết ngay họ cũng chỉ nghe nhiều thì thành quen chứ bản thân họ cũng không hiểu là đang nói về cái gì. Hiểu đuợc điểm yếu của họ, các bạn cần chuẩn bị 2 điểm sau khi trả lời phỏng vấn:

Nhắc đi nhắc lại về keywords trong JD

Tuyển dụng sẽ luôn hỏi các câu hỏi như là: Em giới thiệu về bản thân đi? Em đang làm gì? Em đã làm gì?

Mình đã từng nói về Keywords trong CV sẽ giúp các bạn qua đuợc vòng hồ sơ. Khi pv qua điện thoại với nguời tuyển dụng thì điều này càng đúng tuyệt đối. Nếu như trong JD yêu cầu 1 nguời biết làm Google adword thì các bạn phải nhắc đúng từ này khi giới thiệu về bản thân mình và nhắc lại 1 lần nữa khi giải thích về những công việc mà các bạn có thể làm đuợc/ đã làm đuợc.

Thái độ thân thiện cởi mở và chuyên nghiệp

Cảm giác thân thiện và cời mở về ứng viên là một trong những điều mà Tuyển dụng không nói ra nhưng họ đều tìm kiếm. Công việc của bên Tuyển dụng là trình lên cho Hiring manager những ứng viên đầy đủ năng lực nhưng phần lớn khả năng thành công lại chính ở cách Hiring manager có ấn tuợng tốt về bạn. Ví dụ như sau khi phỏng vấn 5 nguời thì Hiring manager chỉ ưng bạn …”đơn giản chỉ là thích thôi” là chuyện không hiếm.

Mình nghĩ là cách tạo cảm giác tích cực cho bên Tuyển dụng không quá khó. Yếu tố chuyên nghiệp phần lớn là điểm yếu của các bạn sinh viên. Mình đã tiếp xúc với nhiều bạn sv và thấy các bạn đều rất nhiệt tình, ham học hỏi, chịu khó, không giấu dốt  , thật sự có rất nhiều thiện cảm. Nhưng cảm giác các bạn thiếu chuyên nghiệp thì lúc nào cũng có. Các bạn có thể hình dung nếu như vậy thì nguời khác sẽ cảm thấy không đủ tự tin về bạn.

Cách thể hiện ra sự chuyên nghiệp khi phỏng vẩn và tiếp xúc với bên Tuyển dụng, cách tạo ra tác phong làm việc chuyên nghiệp khi tiếp xúc với Hiring Manager là một topic rất hay. Mình sẽ viết 1 post thật cụ thể về vấn đề này trong thời gian tới. SỰ THÂT THÌ: ĐỂ LÀM CHO NGUỜI KHÁC KHI MỚI TIẾP XÚC LẦN ĐẦU VỚI BẠN ĐỀU CÓ NHẬN XÉT BẠN LÀ MỘT NGUỜI CÓ NĂNG LỰC, TÁC PHONG CHUYÊN NGHIỆP RẤT KHÓ, NHƯNG ĐỀU CÓ CÁCH ĐỂ HỌC ĐUỢC. Mình sẽ chia sẻ kĩ hơn về vấn đề này sau nhé.